Wigilia firmowa – (nie)opodatkowana integracja pracowników i klientów

Wigilia firmowa to doskonała okazja do zintegrowania pracowników oraz klientów firmy. Dlatego tak chętnie godzisz się na świąteczne spotkanie. Wcześniej jednak rozeznaj, jak rozliczyć planowaną imprezę i czy poniesione wydatki będziesz mógł odliczyć od kosztów uzyskania przychodu?

Wigilia firmowa lub spotkanie noworoczne ma na celu zbudowanie pozytywnych relacji między pracownikami, zmotywowanie do pracy, umocnienie Twojego wizerunku dobrego szefa oraz stworzenie okazji do wyrażenia wdzięczności za pracę na rzecz firmy. Impreza świąteczna dla klientów, to z kolei sposobność do nawiązania nowych stosunków biznesowych oraz okazja do podziękowania za dotychczasową współpracę. Świąteczne spotkanie z pracownikami i/lub klientami może być zorganizowane w biurze, obiektach firmy lub restauracji.

W interesie firmy…

… jest wigilia lub spotkanie noworoczne zorganizowane w celu stworzenia pozytywnych relacji między pracownikami. Jeśli jednak chcesz odliczyć związane z nimi wydatki od kosztów uzyskania przychodu – niezależnie czy jako przedsiębiorca organizujesz imprezę sam, czy też korzystasz z cateringu – musisz wykazać związek pomiędzy poniesionym kosztem, a przychodem. Dlatego tak ważna jest właściwa adnotacja na fakturze dotyczącej poczynionych zakupów lub nabytej usługi cateringowej.

Jeśli spotkanie świąteczne zaplanowałeś w restauracji, pamiętaj, aby usługa gastronomiczna miała wyłącznie formę uzupełniającą podczas imprezy. Spotkanie świąteczne ma służyć konsolidacji pracowników, a nie wyłącznie konsumpcji. Dlatego również fakturę powinieneś przygotować kompleksowo, bez wyszczególniania m.in. usług gastronomicznych.

Każda firmowa impreza w sposób pośredni przyczynia się do zwiększenia przychodów firmy, konsoliduje pracowników, poprawia atmosferę w pracy oraz pozytywnie wpływa na wydajność osób w niej zatrudnionych. Pracownicy uczestniczący w spotkaniu wigilijnym lub noworocznym nie osiągają jednak z tego tytułu żadnych wymiernych korzyści majątkowych. Dodatkowo, impreza organizowana z myślą o wszystkich pracownikach, nie posiada charakteru indywidualnego spotkania. Nie można więc przypisać konkretnej kwoty przychodu pojedynczemu jej uczestnikowi. Dlatego obecność pracowników np. na wigilii firmowej nie jest ich przychodem i nie podlega opodatkowaniu. Jako pracodawca zaś nie musisz odprowadzać z tego tytułu zaliczki na podatek dochodowy.

Wydatkiem reprezentacyjnym…

… jest natomiast spotkanie wigilijne lub świąteczne dla klientów Twojej firmy. Dlatego nie powinieneś go wliczyć do kosztów podatkowych. Chyba, że… świąteczna impreza bezpośrednio przyczyni się do realnego wzrostu uzyskiwanych przychodów. Tym samym np. wigilia firmowa może stać się kosztem podatkowym, pod warunkiem, że udokumentujesz, jej znaczenie dla tworzenia pozytywnego wizerunku firmy, poprawy relacji biznesowych z klientami, wzrostu liczby zamówień i kontraktów czy też poszerzenia zakresu firmowej współpracy. Zachowaj jednak dużą ostrożność przy rozliczaniu kosztów podatkowych za spotkanie wigilijne lub noworoczne. Brak celu imprezy oraz jej wystawny poczęstunek mogą sprawić, że poniesione wydatki uznane zostaną za reprezentacyjne. I nie będziesz mógł ich odliczyć od kosztów uzyskania przychodu.

Jako pracodawca organizujący spotkanie wigilijne lub noworoczne nie masz obowiązku przedstawiać biznesowych rezultatów firmowej imprezy. Powinieneś jednak wykazać, że miała charakter integracyjny, który może przełożyć się na konkretne wyniki finansowe firmy.