Jak każda dotacja, tak też ta z urzędu pracy obwarowana jest wieloma warunkami, które trzeba spełnić, aby ją otrzymać. Podstawowym jest status osoby bezrobotnej, czyli zarejestrowanie się w Powiatowym Urzędzie Pracy. Osoba, która stara się o dofinansowanie nie może też w okresie poprzednich 12 miesięcy prowadzić innej działalności gospodarczej. W niektórych urzędach jest to nawet dłuższy okres. Dotacje nie są przyznawane studentom studiów dziennych, jak też bezrobotnym, którzy w ciągu poprzedniego roku odmówili przyjęcia propozycji zatrudnienia, przygotowania zawodowego lub stażu.
Warunkiem uzyskania dotacji jest również złożenie wniosku tylko w jednym urzędzie i brak wcześniejszych dotacji bezzwrotnych o tym samym charakterze. Warto również zaznaczyć, że czas, który musi upłynąć pomiędzy rejestracją jako bezrobotny, a możliwością złożenia wniosku o dofinansowanie działalności, jest regulowany przez przepisy wewnętrzne poszczególnych urzędów.
Złożenie wniosku to pierwszy krok do założenia własnej firmy. Jego uzasadnienie powinno być przekonujące i merytoryczne. Rozbudowane dokumenty zawierają się m.in. biznesplan, który pozwala urzędnikom zapoznać się z koncepcją rozwoju firmy, a i sam przedsiębiorca może z niego korzystać, szczególnie na początkowym etapie działalności. Często biznesplan jest częścią składanych dokumentów, jednak niektóre urzędy wymagają dołączenia go w osobnym załączniku. Zwykle wymagane formularze dostępne są na stronie www urzędu.
Do wniosku warto dołączyć wszystkie posiadane certyfikaty, referencje i dokumenty potwierdzające doświadczenie w dziedzinie, którą ma się zajmować firma. Oczywiście bezrobotny, który chce założyć działalność w danej dziedzinie, nie musi posiadać takich samych kwalifikacji zawodowych, jednak oceniający wniosek biorą pod uwagę szanse powodzenia przedsięwzięcia. Zwiększa je orientacja w profilu działalności firmy.
Rozpatrywanie wniosków trwa w zależności od urzędu, od miesiąca do nawet kilku miesięcy. Sprawdza się wniosek pod kątem formalnym i merytorycznym oraz ocenia , czy spełnia on warunki określone w regulaminie udostępnionym przez dany urząd.
Po uzyskaniu pozytywnej decyzji, po upływie tygodnia bezrobotny podpisuje umowę z urzędem i poręczycielami, którzy zabezpieczają zwrot kwoty dotacji w razie niedotrzymania przez przyszłego przedsiębiorcę warunków umowy. We wskazanym we wniosku terminie bezrobotny zakłada działalność gospodarczą.
Po podpisaniu umowy przyznana kwota dotacji trafia na konto osoby wnioskującej. Jej wysokość jest zależna w dużej mierze od środków przyznanych na realizację dofinansowań w konkretnym urzędzie. Szczegółowe informacje o możliwych do uzyskania kwotach dotacji zawarte są w regulaminach poszczególnych urzędów.
Przyznaną dotacje należy wykorzystać na cele wskazane we wniosku, w terminie wskazanym w umowie. Warto zwrócić uwagę na graniczny termin realizacji zakupów z dotacji i mieć inne środki na zabezpieczenie wydatków związanych z działalnością, takich jak opłaty za lokal lub składki ZUS.
Urzędy rozpatrujące wnioski o dofinansowanie przychylnie patrzą na posiadanie przez przedsiębiorcę wkładu własnego. Często jest to też wymóg regulaminowy. Może być to kwota pieniężna, ale też posiadany sprzęt lub wyposażenie.
Dofinansowanie pomaga w rozwoju początkującej firmy, jednak należy pamiętać, że środki muszą być wydatkowane zgodnie z wnioskiem i zawartą umową. Złamanie jej lub zaprzestanie prowadzenia działalności przed upływem 12 miesięcy skutkuje koniecznością zwrotu całej otrzymanej kwoty dotacji wraz z odsetkami. Przedsiębiorca ma na to 30 dni od dnia otrzymania wezwania do zwrotu środków.
Otrzymanie dofinansowania z PUP nie pozbawia przedsiębiorcy możliwości ubiegania się o innego rodzaju dotacje, takie jak dofinansowanie kosztów wyposażenia stanowiska pracy lub środki unijne. Tego rodzaju programy operacyjne przeprowadzane są w zależności od województwa, dlatego ważne jest śledzenie informacji zamieszczanych w biuletynach informacyjnych i na stronach internetowych urzędów.