Zatrudniając pracowników masz obowiązek prowadzić ewidencję czasu ich pracy. W ten sposób prawidłowo rozliczysz osoby pracujące w firmie z ich obowiązków zawodowych. Jednocześnie możesz rzetelnie określić należne im wynagrodzenie i inne świadczenia związane z pracą.
Jako pracodawca powinieneś kierować oraz dysponować czasem pracy swoich pracowników – ewidencjonując indywidualnie dla każdego z nich czas jej wykonania. A w razie konieczności, powinieneś udostępnić ewidencję czasu pracy na żądanie pracowników.
W ewidencji czasu pracy powinny znaleźć się liczby:
Ponadto należy w niej odnotować:
Prowadzenie i przechowywanie ewidencji czasu pracy i związanej z nią dokumentacji w formie papierowej lub elektronicznej wraz z aktami osobowymi jest obowiązkiem pracodawcy. Co więcej, powinieneś ją zachować przez cały okres zatrudnienia pracowników, a także przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym uległ rozwiązaniu lub wygasł stosunek pracy.
Ewidencja czasu pracy służy dokumentowaniu faktycznie przepracowanych przez pracowników godzin na dobę, a więc czy nie zostało naruszone prawo pracownicze np. co do 11-godzinnego nieprzerwanego wypoczynku pracownika. Poza tym odnotowuje się w niej rodzaj i wymiar zwolnień oraz usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności czy też dni wolnych od pracy. W ewidencji czasu pracy nie zamieszcza się natomiast informacji związanych z urlopem wypoczynkowym.
Jako pracodawca nie masz obowiązku ewidencjonować godzin pracy w przypadku pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, zarządzających zakładem w Twoim imieniu (pracodawcy) lub otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub pracę w porze nocnej. Powinieneś jednak wykazać: dni wolne, ze wskazaniem tytułu ich udzielenia; rodzaj i wymiar zwolnień od pracy, a także rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.
Jeśli nie prowadzisz ewidencji czasu pracy lub robisz to niesystematycznie – niedopełniasz swoich obowiązków. A pracownicy, którzy poczują się poszkodowani w związku – ich zdaniem – błędnym rozliczeniem czasu pracy i wypłaconym wynagrodzeniem mogą dochodzić swoich praw. W rezultacie, wystarczy, że udowodnią uchybienia w źle prowadzonej ewidencji czasu pracy na podstawie wiarygodnych dowodów, dokumentujących faktycznie przepracowany czas w firmie.
Zaniechanie obowiązku prowadzenia i przechowywania ewidencji czasu pracy jest wykroczeniem przeciwko prawu pracownika. I jako pracodawca możesz ponieść karę grzywny w wysokości od 1 tys. do 30 tys. zł.